Você se identifica com alguma das situações abaixo?
Está cansado de correr para consertar seus equipamentos?
Recebe muitas cobranças porque a produção parou, devido à quebra de Máquinas?
Foi promovido a um cargo de Supervisão e não consegue organizar o setor de manutenção?
Os custos com Manutenção estam cada vez maiores?
Sabe porque isso acontece…?
Você não utiliza técnicas de Planejamento e Controle de Manutenção!
Para podermos manter a área de Manutenção eficiênte é necessário usarmos diversas técnicas de Gestão e PCM (Planejamento e Controle de Manutenção), como por exemplo:
- Cadastro de equipamentos
- Cadastro de ordens de serviços
- Indicadores de Manutenção
- Controle de estoque e compras
- Planos de ação para melhorias e correções
- Auditorias internas
- Plano de Manutenção Preventiva, Preditivas…
- Reuniões para alinhamento de objetivos, metas, ações…
Para nos auxiliar a realizar algumas destas técnicas utilizamos planilhas excel. As planilhas são ferramentas de uso diário que permitem realizar com facilidade o planejamento e controle destas atividades.
O Kit de Planilhas para Planejamento e Controle da Manutenção inclui algumas das planilhas mais utilizadas na Manutenção, facilitando a implantação das técnicas bem como promovendo a melhoria de todo o processo, aumentando estabilidade, disponibilidade e confiabilidade dos equipamentos.
Kit de Planilhas Gestão e Controle da Manutenção
- Planilha de Indicadores e Cadastro de Ordens de Serviço
- Planilha Plano de Ação (5W2H)
- Planilha Planejamento Manutenções Preventivas (52W)
- Planilha Acompanhamento de Compras
Planilha de Indicadores e Cadastro de Ordens de Serviço
Indicadores de Manutenção são gráficos gerados a partir de dados coletados, onde se é possível visualizar a situação atual de determinado processo ou equipamento, bem como histórico passado e tendências futuras.
Em um setor de Manutenção o controle é realizado a partir da geração e análise dos dados coletados dos processos internos e serviços realizados.
Através da análise frequente destes Indicadores os Gestores, Supervisores e Líderes planejam estratégias e ações para melhorar e manter o desempenho dos ativos dentro de metas estabelecidas.
Mas como geramos estes Indicadores?
Através de dados gerados pelo cadastro de ordens de seviço podemos construir Indicadores, que posteriormente analisados auxiliam em tomadas de ações.
O objetivo principal desta planilha é mostrar através de indicadores o cenário que se encontra o setor de manutenção, permitindo assim, planejamento, controle e tomada de ações para manter a performance e disponibilidade dos equipamentos em níveis aceitáveis e pré-definidos.
Imagens REAIS da Planilha
Funcionalidades
- Cadastrar chamados de serviços
- Realizar consultas dos chamados cadastrados
- Gerar Indicadores de Manutenção (Disponibilidade, MTBF, MTTR, Tipos de Manutenção e Especialidade)
- Consultar Indicadores
Planilha Plano de Ação (5W2H)
A Planilha Plano de Ação 5W2H é uma ferramenta versátil que ajuda a organizar a atingir metas.
O Conceito de 5W2H é ideal para quem deseja colocar em prática longos projetos, tarefas complexas e trabalhos que necessitam de acompanhamento.
O preenchimento sistemático e seu acompanhamento ajudam a evitar que detalhes e prazos não sejam esquecidos, contribuindo para que a execução das ações seja assertivas e eficientes.
Veja exemplos de aplicação desta ferramenta:
Acompanhamento de Plano de Ação;
Implantação de Projetos;
Planejamento estratégico…
As etapas e significados de 5W2H
WHAT – O que será feito? Comece com uma descrição do que deve ser feito na tarefa.
WHY – Por quê? Quais os motivos que levaram a equipe a priorizar aquele projeto.
WHERE – Onde? Local onde será realizado todo o processo.
WHO – Por quem? Nome da pessoa ou responsável pela execução do projeto.
WHEN – Quando? Data, horário ou período no qual a execução deve acontecer.
HOW – Como? Como a ação será realizada e quais são padrões a serem seguidos.
HOW MUCH – Quanto Custa? O custo da execução do projeto. É um custo fixo ou variável? Tudo deve ser analisado.
Funcionalidades
- Cadastro das ações de forma clara e completa para seu acompanhamento
- Realizar consultas das ações em andamento, atrasadas e concluídas
- Gerar Indicadores para monitoramento das ações (Concluídas, atrasadas e em andamento
Imagens REAIS da Planilha
Planilha Planejamento Manutenções Preventivas (52W)
Calendário de Manutenções Planejadas – 52 semanas
É um plano mestre onde mapeamos todas as paradas de manutenções planejadas dos equipamentos e processos de uma organização.
Como o próprio nome diz esta planilha deverá ter mapeado as 52 semanas do ano, onde em cada semana deverá ser apontado qual o equipamento e qual intervenção deverá ser executada.
Antes de criarmos uma planilha de controle das manutenções temos que ter mapeado e documentados os Check Lists, procedimentos e frequências das atividades que deverão ser executados.
As manutenções preventivas, dependendo do equipamento podem ter diversas frequências para sua realização, por ex. (S) semanal, (M) mensal, Semestral (Se)…
Com estas informações…equipamento, o que e quando fazer, podemos montar a nossa planilha.
Com a planilha mapeada podemos planejar e executar com antecedência e de forma organizada cada intervenção na sua data correta, além é claro poder prever materiais e mão obra para cada manutenção.
À medida que as semanas forem passando e as manutenções sendo realizadas devemos sinalizar o status de sua execução. Ex: Realizada (Verde); Não realizada (Vermelho); Postergada (Laranja)…
Esta sinalização servirá de histórico, para verificarmos visualmente o que de fato foi executado conforme o planejado.
Para empresas que não utilização softwares de gestão, esta planilha é uma ótima alternativa para planejamento e controle da execução de manutenções planejadas.
Funcionalidades
- Cadastro de forma clara para acompanhamento e monitoramento das execuções das manutenções a serem realizados durante o ano
- Realizar consultas das manutenções executadas, futuras e em andamento
- Gerar Indicadores para monitoramento da aderência do plano de manutenção
Imagens REAIS da Planilha
Planilha Acompanhamento de Compras
Os custos de manutenção são todas as despesas relacionadas a serviços e peças que mantem a organização em funcionamento. Ex: Peças de reposição, spare parts, insumos, ferramentas, contratação de serviços especializados, investimentos, ferramentas…
Nas empresas podem acontecer várias ocorrências inesperadas, o que é algo até certo ponto normal. Muitas vezes para fazer com que os processos voltem a funcionar é necessário compra de peças, contratação de serviços especializados… O controle destas despesas são de muita importância, pois impactam diretamente no resultado final dos negócio da organização. Para realizar o controle das despesas é comum usar planilhas excel ou quando disponível softwares dedicados.
A Planilha Acompanhamento de Compras tem o objetivo de concentrar todas as informações sobre os custos de manutenção. Nela é possível inserir dados de compras de urgência, planejadas, rotina…e monitorar todo o processo de cada compra. Também é possível o acompanhamento da evolução dos gastos através de Indicadores mostrando a evolução mês a mês.
Funcionalidades
- Cadastro de forma clara para acompanhamento e monitoramento das compras em andamento, análise, concluídas…
- Realizar consultas das compras executadas, futuras e em andamento
- Gerar Indicadores para monitoramento dos gastos acumulados por mês e centro de custo
Imagens REAIS da Planilha
E mais….Super bônus!
Junto com as Planilhas você receberá de forma gratuíta:
- Ebook Indicadores de Manutenção – Conheça os principais indicadores de Manutenção e como usa-los!
- Ebook Como se tornar um Gestor de Manutenção – Saiba se você está no caminho certo!
- Check List – Boas Práticas Manutenção – Baseado em boas práticas de PCM para você promover melhorias e avaliar em que nível está o seu setor de Manutenção
Mesmo que você ainda não seja em Gestor, Líder ou Supervisor de Manutenção experiente…
Utilizando as Planilhas de Gestão e Planejamento, você conseguirá…
Controlar e melhorar o desempenho de suas Máquinas e Equipamentos;
Reduzir a quantidade de Manutenções Corretivas;
Eliminar problemas Crônicos que causam paradas de Produção e geram custos para sua empresa;
Se antecipar a problemas que possam ser graves para produção;
Reduzir custos com manutenção;
Evitar custos em consequência das paradas de Produção;
Se destacar dentro da sua equipe de Manutenção e assumir cargos de Gestão e Liderança.
Sobre o Autor
Olá, me chamo Júlio Leal.
Trabalho a mais de 30 anos com Manutenção Industrial e tenho formação Superior em Processos Gerenciais.
Possuo também formação Técnico em Mecatrônica, além de diversos cursos na área Técnica, Gestão, PCM, Segurança, Qualidade entre outros….
Durante toda esta minha trajetória, tive a oportunidade de trabalhar nas áreas Técnicas Operacionais , Planejamento e Educacional, onde adquiri experiência sólida e conhecimento técnico.
Espero poder contribuir com minha experiência, para que colegas de profissão possam também crescer profissionalmente.
